ไฟล์กระดาษอาจสร้างความเจ็บปวด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกองอยู่บนโต๊ะของคุณ หากต้องการจัดการเอกสารและใบเสร็จที่หลงทางได้ดีขึ้น ให้ลองจัดเรียงเอกสารที่ยังไม่ได้ยื่นทั้งหมดของคุณ ถัดไป ใช้ตู้เก็บเอกสารหรือลิ้นชักเพื่อจัดเรียงไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์ต่างๆ หากคุณต้องการขจัดความยุ่งเหยิงในสำนักงานทั้งหมด คุณสามารถอัปโหลดเอกสารของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ wiki หรือระบบคลาวด์อื่นได้ ด้วยแผนพื้นฐาน คุณสามารถจัดการไฟล์หลายประเภทในพื้นที่สำนักงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การกรองเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 แยกเอกสารที่ต้องยื่นออกจากที่คุณกำลังใช้อยู่
ในขณะที่คุณเริ่มจัดเอกสารของคุณ ให้จัดกองสำหรับคนที่พร้อมจะเก็บและแยกกองสำหรับคนที่จำเป็นต้องวางบนโต๊ะของคุณ รับที่จัดระเบียบกระดาษแบบ 2 ช่องสำหรับโต๊ะทำงานของคุณ เพื่อให้เอกสารของคุณมีระเบียบแม้หลังจากกระบวนการจัดเรียงและจัดเก็บในขั้นต้นแล้ว เก็บเอกสารที่คุณจะใช้ใน 1 ช่องและเอกสารที่พร้อมจะยื่นในอีกช่องหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 2 เลือกวันในแต่ละสัปดาห์เพื่อยื่นเอกสารของคุณ
อย่าปล่อยให้ตะกร้าเอกสารใหม่ของคุณเสียการควบคุม ให้จัดสรรวันหรือ 2 วันเพื่อจัดเรียงและจัดระเบียบไฟล์ของคุณแทน ถ้าคุณไม่จัดการกับใบเสร็จและเอกสารจำนวนมากในพื้นที่ทำงานของคุณ คุณอาจต้องใช้เวลาเพียง 1 วันในการทำงานให้เสร็จ อย่างไรก็ตาม หากงานของคุณต้องใช้เอกสารจำนวนมาก คุณอาจต้องเผื่อเวลาไว้ 2-3 วันเพื่อจัดเรียงเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ
การจัดเรียงไฟล์ของคุณในแต่ละสัปดาห์ทำให้กระบวนการขององค์กรสามารถจัดการได้มากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ติดป้ายกำกับไฟล์ทั้งหมดของคุณด้วยวันที่ทิ้งเพื่อป้องกันความยุ่งเหยิง
ก่อนยื่นเอกสารใหม่ ให้ตรวจสอบวันที่และเนื้อหาของแต่ละไฟล์อย่างละเอียด หากเอกสารเกี่ยวข้องกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่หรือปัญหาอื่นๆ ให้เขียนว่า "อยู่ระหว่างดำเนินการ" ที่ด้านบนของไฟล์ หากกระดาษกล่าวถึงโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ ให้ติดป้ายกำกับไฟล์ว่า "เสร็จสิ้น" นอกจากนี้ ให้ทำเครื่องหมายเวลาที่ไม่จำเป็นต้องใช้ไฟล์อีกต่อไป และสามารถทำลายเอกสารหรือนำกลับมาใช้ใหม่ได้
หากคุณกำลังสแกนไฟล์อย่างรวดเร็ว สัญลักษณ์เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่ถูกต้องได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 รีไซเคิลเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องแทนการยื่นเอกสาร
อย่าคิดว่าทุกไฟล์ควรอยู่ในตู้เก็บเอกสารหรือลิ้นชักของคุณ ให้เก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้ในถังรีไซเคิลของคุณแทน หากไฟล์ของคุณมีข้อมูลส่วนบุคคล ให้ทำลายเอกสารแทนการรีไซเคิล
ทำลายไฟล์ใดๆ ที่มีข้อมูลทางการเงินและบัญชี หมายเลขประกันสังคมของคุณ หรือรายละเอียดที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ
วิธีที่ 2 จาก 3: การเลือกระบบการจัดเรียง
ขั้นตอนที่ 1 เลือกพื้นที่เก็บข้อมูลจริงสำหรับไฟล์ของคุณ
ตรวจสอบเลย์เอาต์ของพื้นที่ทำงานของคุณ และคิดว่าระบบการจัดเก็บแบบใดจะทำงานได้ดีที่สุด หากคุณมีสำนักงาน ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่อาจเป็นตัวเลือกที่ดี อย่างไรก็ตาม หากคุณมีพื้นที่ทำงานขนาดเล็ก ลิ้นชักเก็บเอกสารหรือถังขยะอาจเหมาะสมกว่าในด้านลอจิสติกส์
- เมื่อซื้อระบบจัดเก็บข้อมูลใหม่ พยายามจัดลำดับความสำคัญของคุณภาพมากกว่าราคา
- ไม่ว่าระบบการจัดเก็บของคุณจะเป็นอย่างไร อย่าลืมวางเอกสารสำคัญไว้ในโฟลเดอร์ที่ปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 2 จัดเรียงเอกสารของคุณตามวันที่หากไฟล์ของคุณมีความสำคัญต่อเวลา
เลือกระบบองค์กรที่เหมาะสมกับธุรกิจหรือพื้นที่สำนักงานของคุณมากที่สุด หากงานของคุณเน้นที่เส้นตาย ให้ลองสั่งซื้อโฟลเดอร์ของคุณโดยให้วันที่ล่าสุดอยู่ข้างหน้า เมื่อเวลาผ่านไป ให้เพิ่มโฟลเดอร์และไฟล์ใหม่ต่อไปที่ด้านหน้าของตู้เก็บเอกสารหรือลิ้นชัก
- คุณสามารถแยกไฟล์เป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือนได้ เป็นต้น
- ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานเป็นที่ปรึกษาด้านภาษี คุณควรยื่นเอกสารของลูกค้าตามวันที่
- ระบบนี้ทำงานได้ดีสำหรับผู้ที่ทำงานกับวัสดุที่อ่อนไหวต่อเวลา
ขั้นตอนที่ 3 ออกแบบระบบการเรียงลำดับตามปฏิทินหากคุณจัดการกับไฟล์ตามลำดับเวลา
หากคุณจัดการกับไฟล์จำนวนมากในพื้นที่สำนักงานของคุณ ให้ลองเพิ่มระบบจัดเก็บไฟล์แบบ “tickler” ลงในตู้และลิ้นชักของคุณ คล้ายกับปฏิทิน ระบบ "tickler" ใช้โฟลเดอร์ขนาดใหญ่ 12 โฟลเดอร์เพื่อแสดงในแต่ละเดือน โดยมีโฟลเดอร์ย่อย 28-31 โฟลเดอร์ประกอบกับแต่ละโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ในแต่ละวันของเดือน ลองใช้วิธีนี้หากคุณมีงานตามวันที่
- ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานให้กับบริษัทส่งออก การจัดเรียงไฟล์ของคุณตามเดือนและวันที่อาจง่ายกว่า แทนที่จะเป็นหมวดหมู่ทั่วไป
- ระบบนี้ดีกว่าสำหรับผู้ที่ชื่นชอบการจัดระเบียบเชิงตัวเลขที่เป็นรูปธรรม แทนที่จะใช้รหัสสี
ขั้นตอนที่ 4 จัดเรียงไฟล์ของคุณตามหัวข้อ หากคุณต้องการจัดหมวดหมู่เอกสารของคุณ
เลือกหมวดหมู่ต่างๆ สำหรับโฟลเดอร์ของคุณ แล้วเรียงลำดับตามความเกี่ยวข้อง เมื่อจัดตู้เก็บเอกสารหรือลิ้นชัก ให้วางโฟลเดอร์ที่มีความเกี่ยวข้องและมีความสำคัญมากที่สุดไว้ด้านหน้า เรียงลำดับไฟล์ของคุณต่อไปโดยคำนึงถึงสิ่งนี้ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นที่ปรึกษาทางการเงินของบริษัท คุณควรจัดเรียงเอกสารตามความสำคัญและความเกี่ยวข้อง เช่น "การลงทุน" "เงินเดือน" และ "ภาษี"
ขั้นตอนที่ 5. เลือกชื่อหมวดหมู่แบบกว้างๆ สำหรับไฟล์ของคุณ
อย่าใช้ป้ายกำกับที่เจาะจงและยาวเกินไปสำหรับโฟลเดอร์ของคุณ ให้ลองเลือกป้ายกำกับทั่วไปแทน คุณจะได้ไม่ต้องลำบากในการจัดเรียงไฟล์ใหม่ในภายหลัง หากคุณต้องการสร้างระบบการจัดเก็บที่เจาะจงมากขึ้น ให้ลองเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยลงในระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใหญ่และกว้างกว่าของคุณ
ตัวอย่างเช่น “รายงานค่าใช้จ่ายสำหรับวันที่ 3 เมษายน” จะไม่ใช่หมวดหมู่ที่ดีสำหรับโฟลเดอร์ทั่วไป เนื่องจากเป็นหมวดหมู่ที่เจาะจงเกินไป ให้ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์เป็น "รายงานค่าใช้จ่าย" ซึ่งเปิดกว้างกว่ามาก
เคล็ดลับ:
ผู้ผลิตฉลากเป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการจัดหมวดหมู่ไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดรหัสสีให้กับเอกสารของคุณเพื่อสร้างระบบที่ดึงดูดสายตา
ลงทุนในโฟลเดอร์และป้ายกำกับไฟล์หลากสี ถัดไป กำหนดประเภทไฟล์ต่างๆ ให้กับโฟลเดอร์และสีป้ายกำกับต่างๆ เพื่อให้ระบบการจัดเก็บไฟล์ของคุณมีความสอดคล้องกัน พยายามใช้สีและหมวดหมู่เดียวกันทั่วทั้งตู้เก็บเอกสารและลิ้นชักของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ตัวอย่างเช่น ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์สีเหลืองสำหรับการติดต่อทางอีเมล โฟลเดอร์สีแดงสำหรับแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับภาษี และโฟลเดอร์สีเขียวสำหรับบัญชีเงินเดือน
- พยายามใช้ชุดสีและฉลากที่จำง่าย ตัวอย่างเช่น สีเขียวอาจเป็นป้ายสีที่ยอดเยี่ยมสำหรับรูปแบบทางการเงิน เนื่องจากสีเขียวมักเกี่ยวข้องกับเงิน
- ระบบนี้ดีที่สุดสำหรับผู้เรียนด้วยภาพ
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้แนวทางดิจิทัล
ขั้นตอนที่ 1. สแกนไฟล์กระดาษของคุณเพื่อจัดเก็บแบบดิจิทัล
เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มไฟล์ใหม่ลงในตู้หรือลิ้นชักของคุณ ให้ใช้เครื่องสแกนเพื่ออัปโหลดไฟล์เวอร์ชันดิจิทัลไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์อย่างรวดเร็ว คุณจะมีเวลาในการค้นหาบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปได้เร็วและง่ายกว่ามาก มากกว่าการค้นดูหลาย ๆ โฟลเดอร์ หากระบบการจัดเก็บทั้งหมดของคุณเป็นแบบกระดาษ ให้สแกนและอัปโหลดไฟล์ของคุณเพื่อสร้างการสำรองข้อมูลดิจิทัล
- อย่าเครียดหากคุณไม่มีระบบยื่นแบบดิจิทัล! เพียงสแกนและอัปโหลดไฟล์ของคุณครั้งละ 1 โฟลเดอร์
- คุณยังสามารถสแกนไฟล์โดยใช้แอพโทรศัพท์บางตัวได้
ขั้นตอนที่ 2 เลือกชื่อที่สอดคล้องกันสำหรับไฟล์ทั้งหมดของคุณ
เลือกป้ายกำกับสำหรับเอกสารดิจิทัลที่ค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย ตามหลักการแล้ว ให้พยายามให้ไฟล์เหล่านี้สอดคล้องกัน เช่น วันที่หรือนามสกุล เนื่องจากจะทำให้จัดเรียงไฟล์ได้ง่ายขึ้น หากจำเป็น ให้ใส่ตำแหน่ง ชุดข้อมูล หรือหมายเลขเวอร์ชันที่เกี่ยวข้องในชื่อไฟล์ของคุณ
- อย่าใช้อักขระพิเศษใดๆ ในชื่อไฟล์ของคุณ เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้อย่างถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น ติดป้ายกำกับเอกสารของคุณเป็น 20031124 เมื่ออ้างอิงวันที่ที่ระบุ เช่น 24 พฤศจิกายน 2546
ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงไฟล์ดิจิทัลของคุณด้วยโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย
คล้ายกับตู้เก็บเอกสาร ใช้โฟลเดอร์ดิจิทัลที่หลากหลายในการจัดเก็บและจัดเรียงเอกสารที่สแกนของคุณ บนเดสก์ท็อปของคุณ ให้สร้างและติดป้ายกำกับหลายโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่คุณอัปโหลด หากคุณต้องการใช้หมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยหลายโฟลเดอร์ภายในแต่ละโฟลเดอร์ที่ใหญ่กว่า ดำเนินการแก้ไขโฟลเดอร์ดิจิทัลของคุณต่อไปจนกว่าคุณจะพบระบบที่เหมาะกับคุณ!
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีโฟลเดอร์ชื่อ “ภาษี” คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้หลายโฟลเดอร์สำหรับปีต่างๆ
ขั้นตอนที่ 4 อัปโหลดเอกสารของคุณไปยัง wiki เพื่อให้หลายคนสามารถเข้าถึงได้
หากพื้นที่ทำงานของคุณมีการทำงานร่วมกันมากขึ้น ให้สร้างวิกิออนไลน์ที่เพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาของคุณสามารถเข้าถึงได้ หลังจากลงชื่อเข้าใช้ Wiki ให้ใช้ส่วน "กล่องเครื่องมือ" เพื่อเข้าถึงปุ่ม "อัปโหลดไฟล์" ด้วยคุณลักษณะนี้ คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารที่อัปโหลดใหม่ของคุณกับบุคคลต่างๆ ที่สามารถดูและเข้าถึงไฟล์ได้ในขณะนี้
โปรดทราบว่าทุกคนสามารถแก้ไขไฟล์บนวิกิได้
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์เพื่อจัดเก็บเอกสารขณะเดินทาง
ดาวน์โหลดแอปหรือบริการดิจิทัลอื่นๆ ที่ทำงานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ หากต้องการเก็บไฟล์ไว้ในที่เดียว ให้ใช้บริการนี้เพื่ออัปโหลดรูปภาพของไฟล์ เพื่อให้สามารถจัดเก็บไว้ในซอฟต์แวร์บนคลาวด์ได้ แม้ว่าซอฟต์แวร์บางตัวจะให้บริการฟรี แต่คุณอาจต้องจ่ายเงินเพื่อรับพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่ม
