การจัดตู้เก็บเอกสารอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ว่าจะเป็นตู้ที่บ้านที่เต็มไปด้วยใบเรียกเก็บเงินและข้อมูลภาษีที่ชำระแล้ว หรือตู้ทำงานที่เต็มไปด้วยโครงการและใบแจ้งหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ จัดระเบียบตู้เก็บเอกสารของคุณโดยกำจัดไฟล์เก่า ค้นหาระบบการจัดเก็บที่เหมาะกับคุณ และดูแลมันอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การล้างเอกสารเก่า
ขั้นตอนที่ 1. ซื้อตู้เก็บเอกสารหากคุณไม่มี
มองหาตู้คุณภาพดีขนาดกำลังดีสำหรับบ้านหรือที่ทำงานของคุณในงบประมาณที่คุณพอใจ พิจารณาตู้ที่ทนไฟและกันน้ำได้ ในกรณีที่เกิดภัยธรรมชาติที่อาจกระทบบ้านของคุณ ตู้ดังกล่าวมีอยู่ในร้านค้าในท้องถิ่น ร้านขายเฟอร์นิเจอร์ ร้านช่างไม้ และห้างสรรพสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มต้นผ่านไฟล์ของคุณ
กันสิ่งที่เห็นได้ชัดว่าเก่าหรือไม่จำเป็นทิ้งไป กัน:
- ใบเสร็จรับเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของอีกต่อไป
- อีเมลขยะ
- บิลเก่าสำหรับบริการที่คุณไม่ได้ใช้อีกต่อไป
- จดหมายธุรกิจจากงานเก่า
- แสตมป์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 อย่ากลัวที่จะกำจัดสิ่งต่างๆ
แม้ว่าเอกสารบางอย่าง เช่น สูติบัตรและข้อมูลภาษีจะมีความสำคัญอย่างเห็นได้ชัด แต่อาจมีเมลขยะหรือใบเสร็จรับเงินเก่าที่ดูสำคัญแต่จริงๆ แล้วไม่เป็นเช่นนั้น พิจารณาเอกสารแต่ละฉบับในขณะที่คุณตัดสินใจ และคิดว่าเอกสารนั้นจะมีประโยชน์จริงหรือไม่ในอนาคต ถ้าหายไปเป็นปีไม่พลาดแน่ๆ ถ้าจะทิ้งก็ไม่เป็นไร
ขั้นตอนที่ 4. ระวังเมื่อทิ้งของในที่ทำงาน
อย่าลืมถามผู้บังคับบัญชาของคุณก่อนที่จะทิ้งอะไรไป เพราะมันอาจจะสำคัญกว่าที่คุณคิด บริษัทของคุณอาจมีนโยบายเกี่ยวกับระยะเวลาที่ต้องเก็บสิ่งของและวิธีกำจัดทิ้ง
ขั้นตอนที่ 5. ตัดสินใจว่าจะเก็บสิ่งของใดบ้าง
โดยทั่วไปจะขึ้นอยู่กับความล่าสุดหรือมีประโยชน์ ใช้ดุลยพินิจและพิจารณาว่าเอกสารจะมีประโยชน์หรือจำเป็นในอนาคตหรือไม่ ถ้ามันสำคัญจริงๆ ก็เก็บไว้ สำหรับข้อมูลภาษี บันทึกการประกันภัย และเอกสารสำคัญ ให้เก็บไว้ตามช่วงเวลาต่อไปนี้:
- เก็บข้อมูลการคืนภาษีเป็นเวลา 7 ปี รวมทั้งใบเสร็จรับเงินสำหรับรายการที่คุณหักจากภาษีของคุณ กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบผลตอบแทนใด ๆ ได้ถึง 6 ปีหลังจากที่คุณยื่นภาษี
- เก็บบันทึกการประกัน ใบแจ้งยอดจำนอง และหลักฐานการบริจาคเพื่อการกุศลนานถึงสามปี
- อย่าลืมเก็บเอกสารสำคัญๆ เช่น สูติบัตรและทะเบียนสมรส บัตรประกันสังคม ตำแหน่ง โฉนด และหนังสือเดินทาง ทำให้พวกเขาปลอดภัยและไม่เคยกำจัดพวกเขา
ขั้นที่ 6. ฉีกทุกเอกสารที่คุณตั้งไว้
การทิ้งเอกสารที่ยังไม่ได้ทำลายอาจทำให้ข้อมูลส่วนตัวของคุณถูกเปิดเผยต่อใครก็ตามที่เห็น แม้ว่าคุณจะไม่แน่ใจว่าเอกสารนั้นมีความละเอียดอ่อนหรือไม่ วิธีที่ดีที่สุดคือทำลายเอกสารนั้นเพราะอาจมีที่อยู่ วันเกิด หรือข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 7 ทำลายหรือทำลายสื่อดิจิทัลด้วย
เมืองและธุรกิจจำนวนมากจะมีวันที่คนในท้องถิ่นหรือพนักงานสามารถนำฟลอปปีดิสก์ ซีดี หรือฮาร์ดไดรฟ์เก่ามาทำลายได้ พวกเขาจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันทำถูกต้อง
ส่วนที่ 2 จาก 4: การจัดระเบียบเอกสารสำคัญของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. เริ่มจัดระเบียบไฟล์ที่เหลือ
ย้ายไปที่โต๊ะหรือโต๊ะใหญ่ และจัดเอกสารเป็นกองๆ ที่มีเหตุผลและสมเหตุสมผลสำหรับคุณ สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นไฟล์ส่วนบุคคลของคุณ ทำกองที่จะช่วยให้คุณพบสิ่งที่คุณกำลังมองหา พิจารณาหมวดหมู่สำหรับตู้ที่บ้านเช่น:
- สาธารณูปโภค
- รถยนต์
- ทางการแพทย์
- สัตว์เลี้ยง
- ธุรกิจ
- บ้าน
- ภาษี
- การเงิน
ขั้นตอนที่ 2 ขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับตู้ทำงาน
อาจมีข้อตกลงเฉพาะของบริษัทสำหรับการจัดระเบียบเอกสารในที่ทำงานของคุณ ถ้าไม่ ให้เรียงตามลำดับเวลาหรือตามตัวอักษร ถามเพื่อนร่วมงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อยว่าระบบใดทำงานได้ดีที่สุดสำหรับพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้หมวดหมู่ของคุณเรียบง่าย
ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไหร่ ไฟล์ที่คุณมีก็จะยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ตู้ของคุณรกมากขึ้น เก็บไฟล์หลักของคุณให้กว้างขึ้น จากนั้นจัดระเบียบเอกสารภายในไฟล์
ขั้นตอนที่ 4 ตัดสินใจว่าจะจัดระเบียบตามชื่อหรือวันที่
เมื่อคุณจัดเรียงกระดาษแต่ละแผ่นลงในกองที่ถูกต้องแล้ว ให้เริ่มจัดเรียงกระดาษในลักษณะที่ง่ายต่อการค้นหา
- สำหรับการลงรายการตามตัวอักษร เช่น แบรนด์ในใบเสร็จ ให้วางรายการที่ขึ้นต้นด้วย A ที่ด้านบนสุดของสแต็ก ไปจนถึง Z
- สำหรับการยื่นแบบตามลำดับเวลา เช่น วันที่ยื่นภาษี ให้วางเอกสารล่าสุดไว้บนสุดของกอง โดยมุ่งไปที่เอกสารที่เก่าที่สุดที่ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 5. วางแต่ละกองของคุณลงในโฟลเดอร์
ใส่กระดาษเข้าไปโดยให้เอกสารที่อยู่ด้านบนสุดของปึกอยู่ด้านหน้าของโฟลเดอร์ การทำเช่นนี้จะเก็บเอกสารไว้ในลำดับเดียวกับที่คุณจัดระเบียบไว้
ส่วนที่ 3 ของ 4: ทำให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 1 ติดป้ายกำกับแต่ละโฟลเดอร์ให้ชัดเจน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความบนแท็บมีขนาดใหญ่ อ่านง่าย และเหมาะสมกับคุณและคนอื่นๆ ในสำนักงานหรือครอบครัวของคุณ ใช้เครื่องทำฉลากเพื่อความชัดเจนเป็นพิเศษ
ขั้นตอนที่ 2 ให้แต่ละลิ้นชักมีหมวดหมู่ของตัวเองและติดป้ายกำกับให้ชัดเจนเช่นกัน
แบ่งไฟล์ของคุณระหว่างลิ้นชักด้วยวิธีที่เหมาะสมกับคุณ โดยแต่ละลิ้นชักจะมีหมวดหมู่ที่แตกต่างกัน แต่ละหมวดหมู่ควรมีไฟล์ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
- ข้อมูลทางการเงิน เช่น เอกสารภาษี ไฟล์การลงทุน และใบแจ้งยอดจำนองอาจรวมอยู่ในลิ้นชักเดียว
- เอกสารส่วนตัว เช่น สูติบัตร หนังสือเดินทาง และเวชระเบียน อาจไปอยู่ในลิ้นชักอื่น
- คู่มือการใช้งานสำหรับรายการต่าง ๆ อาจเข้าไปที่อื่น
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาใช้โฟลเดอร์สี
หากคุณกำหนดสีให้ตรงกันกับหน่วยความจำ มันจะทำให้ค้นหาเอกสารของคุณได้ง่ายขึ้น หากคุณมีโฟลเดอร์ manilla อยู่แล้ว ให้เพิ่มสีสันให้กับโฟลเดอร์ด้วยปากกาเน้นข้อความหรือปากกามาร์กเกอร์สี สามารถใช้ฉลากสีได้อย่างละเอียดมากขึ้นเพื่อจุดประสงค์เดียวกัน
ขั้นตอนที่ 4. ใช้ระบบสีของคุณเพื่อสร้างหมวดหมู่ย่อยภายในลิ้นชักของคุณ
ตัวอย่างเช่น ลิ้นชักเอกสารข้อมูลอาจแบ่งออกเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ เช่น "คู่มืออิเล็กทรอนิกส์" "คู่มือเครื่องมือไฟฟ้า" และ "คู่มืออุปกรณ์ทำความสะอาด"
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนระบบของคุณหากไม่สมเหตุสมผล
หลังจากใช้ไปหนึ่งหรือสองเดือน อย่ากลัวที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ ย้ายไฟล์ต่างๆ ไปไว้ข้างหน้า หรือแยกหมวดหมู่ที่แยกแยะได้ยาก จำไว้ว่าตู้เก็บเอกสารเป็นระบบสำหรับคุณ และจำเป็นต้องสอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานของคุณ
ส่วนที่ 4 จาก 4: การรักษาองค์กร
ขั้นตอนที่ 1 เป็นเชิงรุกเพื่อจัดระเบียบ
ให้ความสนใจกับจดหมายและเอกสารทันทีที่ส่งเข้ามา และเมื่อคุณจัดการกับมันแล้ว ให้ยื่นมันทันที
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่ากล่องจดหมายที่บ้านหรือโต๊ะทำงานของคุณ
ดูอีเมลขาเข้าของคุณวันละครั้ง คุณจะไม่หลงทางในวิธีนี้และจะไม่กองพะเนินเทินทึก การยื่นเอกสารจะไม่ดูเหมือนเป็นงานน่าเบื่อที่ทำทีละน้อย
ขั้นตอนที่ 3 จัดระเบียบตู้ของคุณบ่อยๆ
ขอแนะนำให้จัดระเบียบใหม่ทุกปี และคุณยังสามารถล้างข้อมูลออกเป็นรายไตรมาสได้หากคุณมีไฟล์จำนวนมาก ที่มาหลักของความยุ่งเหยิงในตู้เก็บเอกสารคือเอกสารเก่าที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป ดังนั้นให้กำจัดและทำลายของเก่าตามความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณาแปลงไฟล์บางไฟล์ของคุณเป็นสื่อดิจิทัล
ยิ่งคุณเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้มากเท่าไร ความยุ่งเหยิงทางกายภาพที่คุณมีน้อยลงในตู้เก็บเอกสารก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น ผู้สมัครที่ดีสำหรับการสแกน ได้แก่ ใบเสร็จ หลักฐานการบริจาค หรือใบแจ้งยอดจากธนาคาร บางคนอาจจะออนไลน์อยู่แล้ว
ขั้นตอนที่ 5. สร้างเอกสารหลัก
ในเอกสาร อธิบายว่าระบบการจัดเก็บของคุณทำงานอย่างไรและที่ตั้งของสิ่งต่างๆ ในกรณีฉุกเฉินหรือปัญหาที่คาดไม่ถึง คนอื่นๆ อาจจำเป็นต้องรู้วิธีค้นหาไฟล์ของคุณ
เคล็ดลับ
- ล็อคตู้เก็บเอกสารของคุณไว้หากคุณมีเด็กที่อยากรู้อยากเห็นหรือสมาชิกในครอบครัวที่คอยสอดส่อง
- หากคุณมีปัญหาในการเปิดล็อค โปรดดูที่ วิธีการเลือกตัวล็อคตู้เก็บเอกสาร
- เก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อนมาก เช่น สูติบัตรหรือโฉนดที่ดินไว้ในตู้นิรภัยหรือกล่องเอกสารกันไฟ หากคุณกังวลว่าตู้เก็บเอกสารไม่ปลอดภัยเพียงพอ
คำเตือน
- หากคุณอาศัยอยู่ในพื้นที่เสี่ยงต่อแผ่นดินไหว ให้ยึดตู้กับผนังที่มั่นคง วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขาล้มทับคนหรือปิดประตูระหว่างเกิดแผ่นดินไหว
- โหลดไฟล์ของคุณอย่างระมัดระวัง หากลิ้นชักด้านบนเต็มและลิ้นชักด้านล่างว่างเปล่า ลิ้นชักดังกล่าวอาจพลิกคว่ำ
