ทุกคนมีเอกสารสำคัญตั้งแต่สูติบัตรไปจนถึงข้อมูลธนาคารที่พวกเขาต้องการเก็บไว้อย่างปลอดภัย แม้ว่าเราจะไม่อยากคิดถึงเรื่องเลวร้ายที่เกิดขึ้น แต่เอกสารเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่งหากมีเหตุฉุกเฉินหรือภัยพิบัติใดๆ โชคดีที่การจัดเก็บและปกป้องมันเป็นเรื่องง่าย ด้วยเครื่องมือในการวางแผน การจัดระเบียบ การแปลงเป็นดิจิทัล และการจัดเก็บ คุณสามารถเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ในที่ปลอดภัยได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การปกป้องเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 รับกล่องล็อคแบบพกพาที่ทนไฟสำหรับเอกสารสำคัญ
วิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องเอกสารสำคัญของคุณคือการใช้กล่องนิรภัยที่บ้าน นี่คือสิ่งที่ FEMA แนะนำสำหรับการจัดเก็บ รับกล่องกันไฟที่ล็อคได้เพื่อให้เอกสารของคุณปลอดภัยในกรณีฉุกเฉิน ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่ากล่องนั้นพกพาสะดวก ดังนั้นคุณจึงสามารถนำเอกสารติดตัวไปด้วยได้หากคุณต้องออกไป
- ร้านฮาร์ดแวร์หรืออุปกรณ์สำนักงานมักจะมีกระเป๋าใส่เอกสาร คุณยังสามารถค้นหาได้ทางออนไลน์
- Lockboxes อาจมาพร้อมกับกุญแจหรือรหัสล็อค ไม่ว่าคุณจะเลือกแบบไหน อย่าลืมเก็บกุญแจหรือชุดรหัสไว้ในที่ปลอดภัยที่คุณเอื้อมถึงได้ บอกครอบครัวของคุณว่าจะหาสิ่งเหล่านี้ได้ที่ไหนเช่นกัน
- บางคนคิดว่าการเก็บเอกสารไว้ในตู้เซฟเป็นแผนที่ดีที่สุด แต่คุณจะไม่สามารถพกตู้เซฟขนาดใหญ่หรือหนักได้ ซึ่งหมายความว่าคุณอาจสูญเสียเอกสารของคุณหากคุณต้องออกจากบ้าน ตู้ล็อคเกอร์แบบพกพาเป็นทางเลือกที่ดีกว่ามาก
ขั้นตอนที่ 2. ใส่เอกสารทั้งหมดลงในถุงพลาสติกก่อนล็อคกล่อง
แม้ว่ากล่องล็อคมักจะกันน้ำได้ แต่อาจเกิดรอยรั่วได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีน้ำท่วม เนื่องจากน้ำสามารถทำลายเอกสารสำคัญได้ จึงควรเพิ่มการป้องกันอีกชั้นหนึ่ง ใส่เอกสารทั้งหมดลงในถุงพลาสติกที่ปิดสนิทก่อนใส่ลงในกล่อง
คุณอาจต้องการวางกล่องไว้บนที่สูง เช่น บนหิ้งหรือบนชั้นสอง เพื่อเป็นการป้องกันความเสียหายจากน้ำท่วมเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 3 ทิ้งกล่องล็อคไว้ในที่ที่คุณสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
คุณอาจไม่เคยคิดที่จะออกจากบ้านอย่างเร่งรีบ อย่างไรก็ตาม หากมีเหตุฉุกเฉินประเภทใด เช่น ภัยธรรมชาติ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารของคุณ ทิ้งกล่องล็อคไว้ในที่ที่คุณเอื้อมถึงได้ง่ายเพื่อคว้ามันได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาอันมีค่าในกรณีฉุกเฉิน
- คุณควรซ่อนกล่องไว้เล็กน้อย เผื่อว่าขโมยจะเข้ามาในบ้านของคุณ วางไว้ที่หลังตู้เสื้อผ้าของคุณก็เพียงพอแล้ว ตราบใดที่คุณรู้ว่ามันอยู่ที่ไหนและรีบหยิบมันขึ้นมาได้
- บอกสมาชิกคนอื่นๆ ในครัวเรือนของคุณว่ากล่องนั้นอยู่ที่ไหนด้วย เผื่อพวกเขาจะต้องรีบไปเมื่อคุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 4. ติดป้ายกล่องเพื่อให้ง่ายต่อการระบุ
หากคุณกำลังรีบหรือมีคนอื่นต้องการหยิบกล่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าง่ายต่อการระบุ ติดป้ายกำกับว่า "เอกสารสำคัญ" ด้วยวิธีนี้ คุณจะค้นหาและคว้ากล่องได้อย่างรวดเร็วในกรณีฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 5. สำรองเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณด้วยสำเนาดิจิทัล
เป็นไปได้เสมอที่เอกสารทางกายภาพจะเสียหายหรือสูญหาย ดังนั้นการสำรองข้อมูลดิจิทัลจึงมีความสำคัญมาก ใช้เครื่องสแกนและแปลงเอกสารทั้งหมดที่คุณจัดเก็บไว้ในกล่องล็อคให้เป็นดิจิทัล ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีข้อมูลสำรองหากมีข้อมูลสำรองเสียหายหรือสูญหาย
- นอกจากนี้ยังมีแอพสมาร์ทโฟนที่ให้คุณถ่ายภาพและจัดเก็บเป็น PDF นี่เป็นวิธีสำรองเอกสารที่รวดเร็วและง่ายดาย
- การแปลงเอกสารที่มีความสำคัญน้อยกว่าเป็นดิจิทัลอาจเป็นวิธีที่ดีในการลดความยุ่งเหยิงในบ้านของคุณด้วย หากคุณรู้สึกว่างานเอกสารเยอะเกินไป วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้
ขั้นตอนที่ 6 จัดเก็บสำเนาดิจิทัลของคุณในที่ที่ปลอดภัยอย่างน้อย 2 แห่ง
การสำรองข้อมูลดิจิทัลเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่คุณต้องปกป้องข้อมูลเหล่านี้ด้วย โดยทั่วไป เก็บไฟล์ดิจิทัลของคุณไว้อย่างน้อย 2 ตำแหน่ง เพื่อที่คุณจะได้มีโอกาสสูญหายน้อยลง คุณสามารถโหลดไฟล์ลงในแฟลชไดรฟ์แบบถอดได้และปล่อยให้ไดรฟ์นั้นอยู่ในกล่องล็อคของคุณ และอัปโหลดไฟล์ไปยังบัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีหลายวิธีในการเข้าถึงเอกสารของคุณในกรณีฉุกเฉิน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ใดๆ ที่คุณเก็บเอกสารสำคัญไว้ ตั้งค่าไฟล์ระบบคลาวด์ของคุณให้เป็นส่วนตัว และใส่รหัสผ่านในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์หรือแฟลชไดรฟ์ของคุณ
- คุณยังสามารถเก็บแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ไว้ในกล่องล็อคอื่นที่ธนาคารของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสำเนาดิจิทัลในสถานที่ตั้งจริง 2 แห่ง
วิธีที่ 2 จาก 2: การจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 1. ใส่เอกสารประจำตัวส่วนบุคคลทั้งหมดของคุณในกล่องล็อคแบบพกพา
ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ คุณจะต้องสามารถพิสูจน์ตัวตนและความสัมพันธ์ในครอบครัวของคุณได้ เก็บต้นฉบับของทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อระบุตัวตนและครอบครัวของคุณไว้ในกล่องล็อค
- เอกสารแสดงตน ได้แก่ หนังสือเดินทาง สูติบัตร บัตรประกันสังคม และกรีนการ์ดหรือบันทึกการเข้าเมือง คุณควรทิ้งสำเนาใบขับขี่หรือบัตรประจำตัวที่รัฐออกให้
- หากคุณรับราชการทหาร ณ จุดใด ๆ ให้รวม ID บริการและบันทึกของคุณด้วย
- สำหรับความสัมพันธ์ในครอบครัวของคุณ ให้รวมบันทึกการแต่งงานหรือการหย่าร้าง สูติบัตรของเด็ก เอกสารการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมหรือการดูแลเด็ก และบันทึกหรือแท็กการเป็นเจ้าของสัตว์เลี้ยง
ขั้นตอนที่ 2 จัดเก็บบันทึกทางการเงินของคุณเพื่อพิสูจน์ว่าคุณเป็นเจ้าของอะไร
บันทึกด้านการเงินและการเป็นเจ้าของมีความสำคัญต่อการชำระเงินคืนและการประกันภัยหลังเกิดภัยพิบัติ ดังนั้นควรรวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ในกล่องกุญแจด้วยเสมอ ใส่บันทึกที่เป็นกระดาษของทุกสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของและทรัพย์สินทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนได้หากมีอุบัติเหตุและคุณต้องออกไป
- บันทึกความเป็นเจ้าของที่สำคัญ ได้แก่ โฉนดที่ดิน การประเมินมูลค่าทรัพย์สิน ทะเบียนรถและเอกสารการจดทะเบียนอื่นๆ พินัยกรรมของคุณ และข้อมูลบัญชีธนาคารและการเกษียณอายุ รวมถึงสำเนาแผนประกันที่คุณมี
- โดยทั่วไป บันทึกภาระผูกพันทางการเงินล่าสุดหรือที่กำลังดำเนินอยู่ควรอยู่ในกล่องเช่นกัน ตัวอย่างรวมถึงเอกสารการจำนองของคุณ ข้อมูลเงินกู้ ค่าเลี้ยงดู ค่าเลี้ยงดูบุตร บันทึกการชำระเงินอัตโนมัติสำหรับเคเบิล โรงยิม ค่าสาธารณูปโภค หรือการสมัครสมาชิก และการคืนภาษีล่าสุด
- หากคุณเช่าบ้านแทนการเป็นเจ้าของ ให้ระบุสัญญาเช่าหรือสัญญาเช่าด้วย
ขั้นตอนที่ 3 รวมเวชระเบียนของคุณเพื่อไม่ให้สูญหาย
คุณจะต้องมีสุขภาพและเวชระเบียนในกรณีฉุกเฉิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบันทึกการสร้างภูมิคุ้มกันและวัคซีน รายชื่อยาที่คุณใช้ รายการการแพ้หรือภาวะสุขภาพ ข้อมูลการประกันสุขภาพ แบบฟอร์มมอบอำนาจทางการแพทย์ และข้อมูลติดต่อของแพทย์และทันตแพทย์ เพื่อให้คุณสามารถติดต่อได้หากคุณ ต้อง.
- อย่าลืมรวมข้อมูลทั้งหมดนี้สำหรับสมาชิกคนอื่นๆ ในครัวเรือนหรือครอบครัวของคุณด้วย
- หากคุณมีความทุพพลภาพ อย่าลืมเพิ่มบันทึกที่พิสูจน์สิ่งนี้ รวมทั้งเอกสารใดๆ เพื่อประโยชน์หรือค่าตอบแทนของคุณ
- หากคุณมีสัตว์เลี้ยงให้รวมบันทึกสัตวแพทย์ด้วย
ขั้นตอนที่ 4 ถ่ายภาพสิ่งของมีค่าหรือทรัพย์สินเพื่อประกัน
ไม่ใช่ทุกสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของจะใส่ลงในกล่องนิรภัยได้ ดังนั้นการเก็บภาพถ่ายของมีค่าสามารถช่วยได้หากมีสิ่งใดเสียหาย และคุณจำเป็นต้องยื่นคำร้องประกัน ถ่ายรูปสิ่งของมีค่าที่อาจได้รับความเสียหายจากอุบัติเหตุ จัดเก็บสำเนาของรูปภาพในกล่อง และอัปโหลดสำเนาดิจิทัลไปยังแฟลชไดรฟ์หรือไฟล์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
สิ่งของบางอย่างที่คุณอาจต้องการความคุ้มครอง ได้แก่ บ้าน รถยนต์ งานศิลปะ ของสะสม หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ราคาแพง
ขั้นตอนที่ 5. ฝากเงินสดไว้ในกล่องล็อคเผื่อไว้
หากไฟฟ้าดับหรือคุณต้องออกจากบ้าน คุณอาจไม่สามารถเข้าถึงบัญชีธนาคารของคุณได้ ปล่อยให้กองทุนเงินสดฉุกเฉินเป็นธนบัตรใบเล็ก ไม่เกิน 20 ดอลลาร์ เผื่อไว้ในกรณีที่คุณต้องการเงินในยามฉุกเฉิน
แม้ว่าการมีเงินสดฉุกเฉินเป็นสิ่งสำคัญ แต่อย่าทิ้งเงินออมทั้งหมดไว้ที่นั่น เงินในบัญชีธนาคารได้รับการประกันโดย FDIC และเงินในกล่องล็อคของคุณไม่ใช่เงิน เป็นการดีกว่าที่จะฝากเงินออมส่วนใหญ่ไว้ในธนาคารและเก็บเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการเป็นเงินสดเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ตู้เก็บเอกสารแบบล็อคได้สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญน้อยกว่า
ทุกครัวเรือนมีเอกสารอื่นๆ มากมายที่ไม่สำคัญและไม่จำเป็นต้องอยู่ในกล่องนิรภัยของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้คือการใช้ตู้เก็บเอกสารที่เป็นโลหะแบบล็อคได้ สิ่งนี้จะช่วยปกป้องและจัดระเบียบพวกมัน และคุณไม่ต้องกังวลกับการพยายามพกพาติดตัวไปหากคุณจำเป็นต้องออกจากบ้าน
- เอกสารที่สำคัญแต่ไม่สำคัญบางอย่างรวมถึงใบแจ้งยอดจากธนาคารล่าสุด การคืนภาษีที่มีอายุมากกว่าหนึ่งปี เอกสารโรงเรียนหรือที่ทำงาน บิลค่าสาธารณูปโภค ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต และใบเสร็จรับเงินที่สำคัญ
- โดยทั่วไป หากตั๋วเงินหรือใบแจ้งยอดมีอายุเกินหนึ่งปี คุณสามารถทำลายมันได้ คุณยังสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้หากต้องการเก็บบันทึกโดยไม่เกะกะ
เคล็ดลับ
- หากคุณต้องการเก็บเอกสารไว้นอกบ้าน คุณสามารถเช่าตู้ล็อคที่ธนาคารของคุณได้ ถามหมอดูเกี่ยวกับทางเลือกของคุณ
- เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉิน คุณควรเก็บอาหาร น้ำ ยารักษาโรค ไฟฉาย วิทยุแบบพกพา และชุดปฐมพยาบาลไว้ด้วย
คำเตือน
- หากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นและคุณต้องออกจากบ้านทันที ให้ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของทุกคนเป็นอันดับแรก เอกสารของคุณสามารถรอจนกว่าคนอื่นจะหมด
- อย่าทำให้ชีวิตหรือความปลอดภัยของคุณตกอยู่ในอันตรายในการบันทึกเอกสารของคุณ