เมื่อโต๊ะทำงานของคุณเลอะเทอะ อาจทำให้มองเห็นสิ่งที่คุณต้องทำได้ยากขึ้นมาก อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ซ้อนกัน กระดาษเกลื่อนไปหมด และเดสก์ท็อปทั้งหมดก็เกลื่อนไปด้วยสิ่งของที่ไม่ได้ใช้ที่ขวางทาง ด้วยเครื่องมือใหม่สองสามอย่างและความเข้าใจในองค์กรเพียงเล็กน้อย คุณสามารถยกเครื่องเค้าโครงโต๊ะทำงานของคุณได้อย่างสมบูรณ์ด้วยการกำหนดค่าใหม่ที่ส่งเสริมประสิทธิภาพและขจัดความผิดปกติ กุญแจสำคัญอยู่ที่การใช้พื้นที่ที่คุณมีอย่างเหมาะสม และสร้างพื้นที่ใหม่ในจุดที่คุณต้องการมากที่สุด
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การลดความยุ่งเหยิง
ขั้นตอนที่ 1. ทิ้งขยะและสิ่งของที่ไม่จำเป็น
เริ่มต้นการกำจัดสิ่งของที่น่ารำคาญ ไม่เกี่ยวข้อง หรือไม่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่อยู่บนโต๊ะของคุณ ซึ่งรวมถึงเอกสารที่ล้าสมัย เมลขยะ กล่องกระดาษเปล่า และอุปกรณ์สำนักงานที่เก่าหรือไม่ได้ใช้ ตลอดจนความยุ่งเหยิงที่ชัดเจนมากขึ้น เช่น บรรจุภัณฑ์อาหาร
- ขณะทำความสะอาดโต๊ะทำงาน ให้กำจัดสิ่งต่างๆ ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ยิ่งคุณทิ้งมากเท่าไร คุณก็จะมีพื้นที่เหลือมากขึ้นเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง
- วางตะกร้าขยะไว้ข้างโต๊ะทำงานของคุณเพื่อไม่ให้ขยะสะสมต่อไป
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ต้องอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณและสิ่งที่ไม่ต้องการ
จัดเรียงรายการที่เหลือออกเป็นกลุ่มตามความสำคัญที่มีต่องานของคุณและความถี่ในการใช้งาน อุปกรณ์ที่คุณใช้ทุกวันสามารถจัดวางในที่จัดระเบียบเดสก์ท็อปที่เหมาะสมหรือใส่ลงในลิ้นชักที่เอื้อมถึงได้ ในขณะที่ของที่ไม่จำเป็นควรย้ายไปอยู่ที่ที่ห่างไกลหรือทิ้งให้หมด
- หากคุณยังลังเลว่าควรทำอย่างไรต่อไปให้ดีที่สุด ให้เริ่มต้นด้วยการจัดอันดับเอกสารงานของคุณจาก 1 ถึง 4 ในแง่ของความฉับไว รายการที่ได้รับการจัดอันดับ 1 สามารถอยู่บนเดสก์ท็อปได้ รายการที่มีอันดับ 2 สามารถใส่ในลิ้นชักได้ อันที่มี 3s ควรวางไว้ในออร์กาไนเซอร์แยกต่างหาก และผู้ที่มี 4s สามารถเก็บไว้ในที่จัดเก็บได้
- ในการเพิ่มพื้นที่โดยรวมของคุณ คุณต้องสร้างวิธีการที่เน้นและเรียบง่ายมากขึ้นสำหรับประเภทของสิ่งที่คุณเก็บไว้รอบตัวคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ลดขนาดเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่มีความคล่องตัวมากขึ้น
คุณอาจมีสิ่งของบนโต๊ะทำงานที่คุณคิดว่าจำเป็นซึ่งยังกินพื้นที่มากกว่าพื้นที่ทำงานที่ยุติธรรม ประเมินวัตถุที่เทอะทะ เทอะทะ หรือมีรูปร่างผิดปกติอีกครั้ง และดูว่าควรแทนที่ด้วยรุ่นที่เล็กกว่าและใช้พื้นที่น้อยหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสามารถติดตามแหล่งกำเนิดแสงที่มีขนาดกะทัดรัดมากขึ้นเพื่อแทนที่โคมไฟตั้งโต๊ะขนาดใหญ่ที่ล้าสมัย
- วิธีนี้จะทำให้คุณมีข้ออ้างที่มีประโยชน์ในการเลือกซื้อของให้ตัวเอง เพราะผลิตภัณฑ์สำนักงานที่จำหน่ายในปัจจุบันมักมีขนาดเล็กกว่าและเพรียวบางกว่าเมื่อเทียบกับรุ่นก่อนๆ
- มองหาสิ่งของที่มีประโยชน์หลายอย่าง เช่น รถเข็นเครื่องพิมพ์ที่ทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารหรือป้ายชื่อที่ใส่ปากกาด้วย
ขั้นตอนที่ 4 ลดผลกระทบส่วนบุคคล
แม้ว่าจะเป็นการดีสำหรับขวัญกำลังใจของคุณที่จะเก็บภาพลูกๆ ของคุณหรือสิ่งของเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับวัฒนธรรมป๊อปไว้รอบๆ พื้นที่ทำงานของคุณ แต่สิ่งของเหล่านี้จำนวนมากเกินไปเริ่มกินพื้นที่โต๊ะทำงานอันมีค่า พวกมันอาจกลายเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวได้ง่าย เนื่องจากคุณจะถูกล่อลวงให้หยุดและชื่นชมพวกเขาตลอดทั้งวัน
- จำกัดสิ่งของส่วนตัวของคุณให้เหลือเพียงสิ่งของชิ้นเล็กๆ ไม่กี่ชิ้น เช่น ภาพเหมือนสุนัขครอบครัวในกรอบหรือหัวตุ๊กตาการ์ฟิลด์
- ทบทวนหลักเกณฑ์การตกแต่งของนายจ้างเพื่อให้ทราบว่าควรเก็บไว้เท่าไร
ขั้นตอนที่ 5. ปล่อยให้พื้นที่ทำงานเหลือเฟือ
ส่วนตรงกลางของโต๊ะทำงานควรสงวนไว้สำหรับคอมพิวเตอร์หรือเอกสารสำคัญของคุณ แบ่งพื้นที่เล็กๆ ออกไปที่ด้านหนึ่งของโต๊ะ และใช้ส่วนนี้เพื่อกรอกเอกสาร ให้พื้นที่ข้อศอกกับตัวเองมากพอเพื่อที่คุณจะได้ไม่รู้สึกอึดอัดขณะดูแลงานประจำวัน
หลีกเลี่ยงการปล่อยให้รายการอื่นๆ ลอยเข้าไปในพื้นที่ที่คุณจัดสรรไว้สำหรับหน้าที่งานหลักของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ลิ้นชักของคุณ
วางอุปกรณ์พื้นฐานและสิ่งของที่ใช้บ่อยที่สุดไว้ในลิ้นชักด้านบนเพื่อให้อยู่ใกล้มือ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น เครื่องเขียน ซองจดหมาย แบบฟอร์มสำคัญ และโฟลเดอร์แฟ้ม เก็บลิ้นชักด้านล่างไว้สำหรับสำรองข้อมูล วัสดุอ้างอิง และเอกสารที่คุณต้องดูเป็นครั้งคราวเท่านั้น ใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเพื่อจัดระเบียบสิ่งของในลิ้นชักโต๊ะทำงานของคุณ คุณจะได้รู้ว่าทุกสิ่งอยู่ที่ไหนเมื่อคุณต้องการ
- ตุนกระดาษสำเนา เติมตลับหมึกพิมพ์ ปากกาหมึก ลวดเย็บกระดาษ และสิ่งของอื่นๆ ที่คุณมักจะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อสร้างแคชวัสดุที่พร้อมใช้งาน
- ลิ้นชักเป็นโซนเสี่ยงโดยเฉพาะสำหรับความยุ่งเหยิง เข้าลิ้นชักของคุณทุก ๆ สองสามสัปดาห์และกำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการที่ขัดขวางประสิทธิภาพของการจัดวางโต๊ะทำงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ลงทุนในตัวจัดลิ้นชัก
พื้นที่ลิ้นชักทั้งหมดในโลกนี้ไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย ถ้าตัวลิ้นชักเองนั้นเลอะเทอะ หยุดเพียงแค่โยนของลงในโต๊ะทำงานของคุณแล้วใช้ตัวจัดลิ้นชักแบบแบ่งส่วนซึ่งทำหน้าที่จัดเรียงและจัดเก็บให้คุณ ผู้จัดงานเฉพาะทางจะพิสูจน์ว่ามีประโยชน์ในแต่ละวัน เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถแยกสิ่งของต่างๆ ได้ตามที่เห็นสมควรโดยที่รวมไว้ในที่เดียว
- ติดป้ายชื่อช่องต่างๆ ของตัวจัดลิ้นชักของคุณเพื่อให้สามารถระบุเนื้อหาในนั้นได้ทันที
- สำหรับโต๊ะทำงานขนาดใหญ่หรือเต็มโดยเฉพาะ ให้ลองใช้งานกับออร์กาไนเซอร์หลายตัวที่มีขนาดและการกำหนดค่าต่างกันซึ่งเอื้อต่อการติดตามพัสดุของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 มีจุดเฉพาะสำหรับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
หากแล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนของคุณมีบทบาทสำคัญในงานของคุณ อย่าลังเลที่จะทิ้งมันไว้ แต่ให้แยกมันไว้ที่มุมใดมุมหนึ่งหรือในลิ้นชักพิเศษ วิธีนี้จะไม่กระจายไปทั่วเดสก์ท็อป พยายามอย่าพึ่งพาอุปกรณ์มากเกินไปในคราวเดียว เนื่องจากอุปกรณ์เหล่านี้อาจกลายเป็นสิ่งเลวร้ายอย่างรวดเร็วแทนที่จะเป็นตัวช่วย
- ตั้งค่า “สถานีชาร์จ” ใกล้เต้ารับหรือรางไฟฟ้าที่อุปกรณ์ของคุณยังคงเสียบปลั๊กและพร้อมใช้งาน
- โดยทั่วไป เป็นการดีที่สุดที่จะใช้อุปกรณ์ดิจิทัลของคุณเมื่อจำเป็นเท่านั้น อิเล็กทรอนิกส์มีส่วนทำให้เกิดความยุ่งเหยิงทางจิตใจเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 4 เก็บกระเป๋าและกระเป๋าเอกสารให้พ้นทาง
เป้สะพายหลัง กระเป๋าถือ กระเป๋าแล็ปท็อป กล่องอาหารกลางวัน และกระเป๋าถืออื่นๆ มีขนาดใหญ่และใช้พื้นที่มาก ดังนั้นจึงไม่สมเหตุสมผลที่จะคลุมโต๊ะทำงานของคุณ วางอุปกรณ์เสริมเหล่านี้ไว้ที่อื่น โดยควรวางไว้ข้างหรือใต้โต๊ะของคุณในที่ที่เข้าถึงได้โดยไม่มีสิ่งกีดขวาง พยายามเก็บสิ่งของจำเป็นของคุณไว้ในกระเป๋าให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ระหว่างเดินทางไปทำงานในแต่ละวัน
- ใช้ประโยชน์จากตู้เก็บของหรือห้องพักเพื่อจัดเก็บของใช้ส่วนตัวหากบริษัทของคุณเสนอให้
- เมื่อจัดเก็บอุปกรณ์เสริมขนาดใหญ่ที่ระดับพื้น พยายามอย่ากีดขวางพื้นที่เดินที่มีอยู่
วิธีที่ 3 จาก 3: แนะนำเครื่องมือและทรัพยากรใหม่
ขั้นตอนที่ 1. ลงทุนในถาดกระดาษ
หากคุณไม่ได้ใช้ถาดกระดาษอยู่แล้ว คุณจะพลาดทั้งพื้นที่โต๊ะทำงานที่สำคัญและเครื่องมือจัดระเบียบอันล้ำค่า ถาดกระดาษมีหลายระดับที่คุณสามารถใช้เพื่อแบ่งเอกสารขาเข้า ขาออก และที่กำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณคล่องตัวขึ้นอย่างมาก ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องขุดกองเอกสารที่ยุ่งเหยิงอีกต่อไป
- พิจารณาใช้ถาดแยกกันสองถาด: ถาดหนึ่งสำหรับงานปัจจุบัน และอีกถาดสำหรับไฟล์ที่คุณไม่ต้องการแต่ยังไม่ได้เก็บถาวร
- คุณยังสามารถใช้ถาดกระดาษเพื่อจัดเรียงและตอบกลับจดหมายที่ยังไม่ได้ตอบซึ่งกองซ้อนอยู่ได้
ขั้นตอนที่ 2. จัดเก็บเอกสารในกล่อง
กระดาษที่คุณไม่ต้องการในแต่ละวันสามารถสั่งซื้อ เย็บเล่ม หรือใส่ในโฟลเดอร์มะนิลา และเก็บไว้ในกล่องเก็บของที่มีป้ายกำกับ จากนั้นคุณจะพบที่วางกล่องเหล่านี้รอบๆ โต๊ะทำงานหรือสำนักงานของคุณ หรือในสถานที่จัดเก็บเอกสารของบริษัทคุณ
- กล่องเก็บของจะปกป้องเอกสารสำคัญจากความเสียหาย การหกใส่ และการถูกใส่ผิดที่หรือโยนทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องทั้งหมดได้รับการติดฉลากอย่างถูกต้องและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
ขั้นตอนที่ 3 เก็บอุปกรณ์เครื่องเขียนของคุณไว้ในที่เดียว
เพื่อป้องกันไม่ให้ปากกา ดินสอ และไฮไลท์หายไปที่ด้านล่างของลิ้นชักขยะ ให้มัดรวมกันแล้วจัดกลุ่มไว้ในถาดหรือที่จัดแก้ว สร้างบ้านสำหรับผู้จัดงานไว้ที่ใดที่หนึ่งบนเดสก์ท็อปของคุณ เพื่อให้คุณมีอุปกรณ์สำหรับเขียนติดตัวเสมอ
- ทิ้งภาชนะที่หัก แห้ง หรือไม่มีฝาปิดทิ้งไป
- อย่าลืมเก็บปากกาและมาร์กเกอร์สำรองสองสามชุดไว้ในลิ้นชักด้านล่างในกรณีที่สินค้าหมด
ขั้นตอนที่ 4 แขวนกระดานข่าวเล็ก ๆ ไว้ใกล้ ๆ
คุณสามารถใช้กระดานข่าวจุกไม้ก๊อกธรรมดาๆ เพื่อติดประกาศ ติดการแจ้งเตือน Post-It และเก็บเอกสารเร่งด่วนไว้อย่างชัดเจน หากคุณมีสำนักงานเป็นของตัวเอง ให้ติดกระดานข่าวบนผนังในที่ที่มองเห็นได้ หากคุณทำงานในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ให้ลองนำไปวางบนแผงกั้นห้องเล็ก ๆ หรือแม้แต่ข้างโต๊ะ
- กระดานข่าวใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพมาก เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถนำสิ่งของออกจากโต๊ะทำงานได้ทั้งหมด
- การโพสต์รูปถ่ายส่วนตัวหรือการตกแต่งบนกระดานข่าวจะเพิ่มพื้นที่ว่างบนเดสก์ท็อปของคุณสำหรับรายการที่จำเป็นมากขึ้น
เคล็ดลับ
- ทำความสะอาด จัดระเบียบ และจัดโต๊ะทำงานใหม่ทุกสองสัปดาห์ มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะสร้างระบบใหม่เพื่อรักษาสิ่งของของคุณให้เป็นระเบียบถ้าคุณไม่ยึดติดกับมัน
- ให้ความสนใจกับขั้นตอนการทำงานปกติของคุณ และปรับปรุงการจัดวางและการกำหนดค่าโต๊ะทำงานของคุณต่อไป องค์กรที่มีประสิทธิภาพคือความพยายามอย่างต่อเนื่อง
- ทิ้งขยะทันที ยิ่งคุณรอที่จะโยนมันทิ้งไปนานเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่จะปล่อยมันไปโดยไม่ได้เลือก
- หากคุณทำงานในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ให้ดูว่าเพื่อนร่วมงานของคุณเต็มใจที่จะร่วมมือกับคุณหรือไม่ในการจัดทำมาตรการองค์กรที่ประหยัดพื้นที่และโซลูชันการจัดเก็บ