การยื่นตามตัวอักษรเป็นวิธีพื้นฐานในการจัดระเบียบเอกสารที่ช่วยให้คุณจัดเก็บ เข้าถึง และจัดการไฟล์ส่วนตัวและไฟล์ธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว
การใช้การเรียงตามตัวอักษรในชีวิตของคุณจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการคุ้มครองและพร้อมใช้งาน มีกฎมากมายเกี่ยวกับวิธีการยื่นแบบตัวอักษรในภาษาอังกฤษเพื่อรักษาระบบการจัดเก็บที่เหมาะสม โชคดีที่การเริ่มต้นกับเอกสารใหม่เป็นเรื่องง่าย และยังทำการเปลี่ยนแปลงได้ไม่ยากหากคุณต้องการจัดระเบียบใหม่!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การยื่นตามตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจเลือกระบบตัวอักษรที่คุณจะใช้
แม้แต่สิ่งที่ดูเหมือนตรงไปตรงมาเหมือนกับการยื่นแบบเรียงตามตัวอักษรก็มีตัวเลือกมากมายให้เลือก สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกระบบใดระบบหนึ่งและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ
- การยื่นแบบทีละตัวอักษรจะพิจารณาแต่ละตัวอักษรในแต่ละคำโดยเรียงตามลำดับลักษณะที่ปรากฏ โดยไม่สนใจช่องว่างระหว่างคำ
- รายการคำสั่งยื่นคำต่อคำตามตัวอักษรตัวแรกของแต่ละคำตามลำดับ
- การยื่นแบบทีละหน่วยจะพิจารณาคำแต่ละคำ ตัวย่อ และชื่อย่อ การเรียงลำดับรายการตามเหล่านี้ แนะนำให้ใช้ระบบทีละหน่วย
ขั้นตอนที่ 2 จัดกลุ่มรายการ
เมื่อคุณมีรายการทั้งหมดที่คุณต้องการจัดเก็บแล้ว ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดกลุ่มไฟล์อย่างไร คุณสามารถเลือกรูปแบบพจนานุกรม ซึ่งไฟล์ทั้งหมดจะเรียงตามลำดับตัวอักษร โดยไม่คำนึงถึงประเภทของไฟล์หรือรายการที่อยู่ในนั้น คุณยังสามารถใช้รูปแบบสารานุกรม ซึ่งรายการต่างๆ จะถูกจัดกลุ่มตามประเภทหรือหัวเรื่อง จากนั้นแต่ละกลุ่มจะจัดเรียงตามตัวอักษร
หากคุณมีรายการหลายประเภทที่ต้องจัดเก็บ (สูตรอาหาร ใบกำกับภาษี จดหมาย ฯลฯ) การใช้รูปแบบสารานุกรมอาจเป็นประโยชน์ จัดกลุ่มรายการตามประเภทก่อน แล้วจึงเรียงลำดับรายการในแต่ละกลุ่มตามตัวอักษร แยกกลุ่มโดยใช้ตัวแบ่งหรือรหัสสี
ขั้นตอนที่ 3 ทำดัชนีไฟล์ของคุณ
การจัดทำดัชนีเป็นวิธีการวางแต่ละส่วนของชื่อในหน่วยที่ถูกต้อง ในการจัดทำดัชนีรายการก่อนที่จะยื่น คุณต้องแยกองค์ประกอบของชื่อแต่ละรายการและสร้างชื่อที่เรียงตามตัวอักษรใหม่ ซึ่งอาจแตกต่างจากชื่อมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น:
- สมมติว่าคุณมีรายการต่อไปนี้ที่จะจัดทำดัชนีและจัดเก็บ: บทความเกี่ยวกับอาร์ดวาร์กส์เรื่อง “Nocturnal Feeding of Aardvarks” ชีวประวัติของ Jane A. Doe ผู้เชี่ยวชาญเรื่องอาร์ดวาร์ก และโบรชัวร์ส่งเสริมการขายสำหรับนิทรรศการอาร์ดวาร์กของสวนสัตว์ดีทรอยต์
- ชีวประวัติของ Jane A. Doe จะถูกจัดทำดัชนีเป็น “Doe, Jane A., " เนื่องจากนามสกุลมาก่อนในการยื่น จะถูกยื่นภายใต้ตัวอักษร “D”
- บทความ “Nocturnal Feeding of Aardvarks” สามารถจัดทำดัชนีตามที่เป็นอยู่ หากคุณเลือกการจัดกลุ่มแบบพจนานุกรม โดยสามารถยื่นภายใต้ตัวอักษร “N” (สำหรับ “Nocturnal”) โดยใช้การจัดกลุ่มนี้
- อีกทางหนึ่ง คุณอาจสร้างดัชนี “การให้อาหารนกกลางคืน” เป็น “นกอาร์ดวาร์ก การให้อาหารนกกลางคืน” สิ่งนี้จะสมเหตุสมผลหากคุณใช้การจัดกลุ่มแบบสารานุกรม ไม่ใช่แค่การยื่นรายการที่เกี่ยวข้องกับอาร์ดวาร์ก รายการนั้นจะถูกยื่นภายใต้ “A.”
- โบรชัวร์ส่งเสริมการขายสามารถจัดทำดัชนีเป็น "Aardvarks, การจัดแสดง (สวนสัตว์ดีทรอยต์)" ซึ่งน่าจะสมเหตุสมผลหากคุณคาดหวังว่าจะมีวัสดุหลายอย่างในการจัดแสดงของ aardvark ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีรายการอื่นที่จะจัดทำดัชนีเป็น "Aardvarks, การจัดแสดง (Toledo) สวนสัตว์)."
- อีกทางหนึ่ง โบรชัวร์ส่งเสริมการขายสามารถจัดทำดัชนีเป็น “สวนสัตว์ดีทรอยต์ (นิทรรศการ Aardvark)” ซึ่งอาจสมเหตุสมผลหากคุณคาดหวังว่าจะมีหลายรายการที่เกี่ยวข้องกับสวนสัตว์ดีทรอยต์ หรือหากคุณต้องการใช้การจัดกลุ่มแบบสารานุกรมเพื่อจัดเก็บรายการโดย ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์.
ขั้นตอนที่ 4 เรียงลำดับไฟล์ตามลำดับตัวอักษรตามชื่อที่จัดทำดัชนี
กฎทั่วไปในการเรียงตามตัวอักษรคือการจัดเรียงรายการจาก A (อันดับแรก) ถึง Z (สุดท้าย) ใช้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างและสั่งซื้อแยกรายการ ตัวอย่างเช่น:
- ลำดับของไฟล์ที่จัดทำดัชนีของคุณในขั้นตอนก่อนหน้านี้อาจเป็นได้ (ขึ้นอยู่กับระบบที่คุณใช้): “Doe, Jane A.,” “Detroit Zoo (Aardvark Exhibit),” และ “Nocturnal Feeding of Aardvarks” หรือ “Aardvarks, การจัดแสดงนิทรรศการ (สวนสัตว์ดีทรอยต์),” “Aardvarks, Nocturnal Feeding of” และ “Doe, Jane A.”
- ไฟล์สำหรับ “Wallaby” จะอยู่หลังไฟล์สำหรับ “Emu” ไฟล์สำหรับ “Kangaroo” จะอยู่ตรงกลาง และไฟล์สำหรับ “Aardvark” จะอยู่หน้าไฟล์สำหรับ “Bear” และอีกไฟล์สำหรับ “Emu” ซึ่งจะให้ลำดับไฟล์ต่อไปนี้แก่คุณ: "Aardvark, " "Bear, " "Emu, " "Kangaroo, " "Wallaby"
- หากคุณเพิ่มไฟล์สำหรับ “Anteater” ไฟล์นั้นจะอยู่หลังไฟล์ใดๆ ของ “Aardvark” เนื่องจากทั้งคู่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "A" คุณต้องดูตัวอักษรตัวที่สองของแต่ละคำ ("N" และ "A" ตามลำดับ) เพื่อกำหนดลำดับแล้วจัดเรียงไฟล์ตามนี้ ลำดับใหม่จะเป็น: "Aardvark" "ตัวกินมด" "Bear" "Emu" "Kangaroo" "Wallaby"
ขั้นตอนที่ 5. ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณ
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหารายการ ให้ติดป้ายกำกับแต่ละโฟลเดอร์ไฟล์ด้วยชื่อที่เหมาะสมของรายการที่อยู่ในดัชนี วิธีนี้จะช่วยให้แนะนำไฟล์ใหม่ในลำดับที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้น
- วางรายการในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขา
- คุณอาจพบว่าโค้ดสีไฟล์ของคุณมีประโยชน์เพื่อปรับปรุงการใช้งาน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังใช้การจัดกลุ่มแบบสารานุกรม ให้แต่ละกลุ่มมีสีแยกกัน และติดป้ายกำกับแต่ละรายการ/ไฟล์ในแต่ละกลุ่มด้วยสีตามลำดับ
ขั้นตอนที่ 6 จัดทำเอกสารระบบการจัดทำดัชนีและการจัดเก็บ
สอดคล้องกับระบบการจัดทำดัชนีและการจัดเก็บของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้รับทราบถึงระบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างและแบ่งปันเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับกฎของระบบการจัดเก็บของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนสามารถใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 7 ไฟล์รายการใหม่อย่างถูกต้อง
วางไฟล์ในตู้ตามชื่อที่จัดทำดัชนีและลำดับตัวอักษรตามระบบที่คุณใช้ เลื่อนไฟล์ปัจจุบันตามต้องการเพื่อวางไฟล์ใหม่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ส่วนที่ 2 จาก 2: การจัดการกับคดีพิเศษ
ขั้นตอนที่ 1 ยื่นรายการภายใต้เงื่อนไขที่สำคัญ
ในบางครั้ง การจัดเก็บรายการตามคำสำคัญ เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล โดยไม่คำนึงถึงลำดับที่คำในชื่อหรือชื่อปรากฏ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์สามารถจัดทำดัชนีและระบุตำแหน่งได้โดยใช้คำที่สมเหตุสมผลที่สุด ตัวอย่างเช่น
“First Bank of Chicago” สามารถจัดทำดัชนีและยื่นเป็น “Chicago, First Bank of” “Chicago” เป็นคำสำคัญในรายการนี้ แทนที่จะเป็น “First” หรือ “Bank” โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอาจมีรายการอื่นๆ ที่มีชื่อคล้ายกัน เช่น “First Bank of Tulsa” หรือ “Chicago Bank and Trust”
ขั้นตอนที่ 2. เรียงชื่อตามนามสกุล
มาตรฐานการยื่นแบบทั่วไปแนะนำให้สร้างดัชนีบุคคลโดยใช้นามสกุลก่อน เนื่องจากนามสกุลถือเป็นคำที่มีนัยสำคัญ
- ดังนั้น “Jane A. Doe” จะถูกจัดทำดัชนีและจัดเป็น “Doe, Jane A.”
- ใส่ชื่อเรื่อง (ดร. นาง พันตรี ฯลฯ) ต่อท้าย “ดร. ตัวอย่างเช่น Jane A. Doe” จะได้รับการจัดทำดัชนีและยื่นเป็น “Doe, Jane A., Dr.”
- โดยทั่วไป ชื่อคำสั่งซื้อตามที่สะกดเป็นตัวอักษรทีละตัวอักษร ตัวอย่างเช่น “MacDonald” จะมาก่อน “McDonald” ในทำนองเดียวกัน “D’,” “L’,” “Le,” “de,” ฯลฯ ถือเป็นส่วนหนึ่งของชื่อ ไม่แยกหน่วย ตัวอย่างเช่น เรียงลำดับไฟล์ “Heinlein,” “Le Guin” “L’Engle” และ “Wolfe” ตามลำดับนั้น (และไม่ใช่ “L’Engle, “Le Guin,” “Heinlein,” “Wolfe”)
- ข้อยกเว้นทั่วไปสำหรับกฎเหล่านี้เกี่ยวกับชื่อคือเมื่อชื่อของบุคคลเป็นส่วนหนึ่งของชื่อธุรกิจหรือองค์กร ในกรณีเหล่านี้ ให้ถือว่าชื่อของบุคคลนั้นเป็นหน่วยภายในชื่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่น "Jane A. Doe Pest Control" จะอยู่ภายใต้ "J" และไม่ได้จัดทำดัชนีเป็น "Doe, Jane A. Pest Control"
ขั้นตอนที่ 3 ละเว้นบทความ คำสันธาน และคำบุพบท
บทความ (เช่น “a” “an” และ “the”) คำสันธาน (เช่น “และ” “แต่” และ “หรือ”) และคำบุพบท (เช่น “สำหรับ” “ของ” และ โดยทั่วไป “ใน”) จะถูกข้ามไปเมื่อสร้างดัชนีและเรียงตามตัวอักษร เนื่องจากไม่ถือว่าเป็นคำที่มีนัยสำคัญ แม้จะขึ้นต้นชื่อรายการก็ตาม ตัวอย่างเช่น:
- “การตรวจสอบวิธีปฏิบัติการให้อาหารนกอีมู” จะอยู่ภายใต้ “E” สำหรับ “อีมู” (คำสำคัญในชื่อรายการนี้) แทนที่จะเป็น “A” สำหรับ “an”
- “Doe and Smith Pest Control” จะถูกฟ้องต่อจาก “Doe, Jane A” ชื่อที่จัดทำดัชนีทั้งสองชื่อขึ้นต้นด้วยคำว่า "Doe" ดังนั้นคุณจึงไปยังคำสำคัญถัดไปในแต่ละคำ ("Smith" และ "Jane" ตามลำดับ) เพื่อกำหนดลำดับไฟล์ ไม่ต้องสนใจคำว่า “และ” เพราะมันไม่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 4 ใช้คำย่อเหมือนกับสะกดออกมา
เมื่อจัดทำดัชนีและยื่นรายการ คุณอาจพบคำย่อเช่น “Mfg” (สำหรับ “การผลิต”) หรือ “Inc.” (สำหรับ “รวมเข้าด้วยกัน) โดยทั่วไป คุณควรจัดทำดัชนีและจัดไฟล์รายการราวกับว่าตัวย่อเหล่านี้ถูกสะกดออกมา แทนที่จะเป็นเพียงแค่สตริงของตัวอักษร
ตัวอย่างเช่น “Jane A. Doe Mining Company” จะถูกฟ้องต่อจาก “Jane A. Doe Mfg”
ขั้นตอนที่ 5. ไฟล์ตัวเลขตามปกติ
ขณะจัดเรียงรายการตามตัวอักษร คุณอาจพบตัวเลขในชื่อรายการ โดยทั่วไปแล้ว ไฟล์หมายเลขตามปกติ แทนที่จะเหมือนกับว่ามีการสะกดออกมา ตัวเลขยังยื่นก่อนตัวอักษร
- ตัวอย่างเช่น “บริษัท 3M” จะถูกยื่นก่อน “100 Great Business Ideas” (เนื่องจาก “3” มาก่อน “100”)
- “Great Business Ideas” และ “Great Business Leaders” จะต่อจาก “100 Great Business Ideas” เนื่องจากมีการจัดเรียงตัวเลขก่อนตัวอักษร
- ตัวเลขที่สะกดออกมาแล้วจะถือเป็นคำ แทนที่จะเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น เรียงรายการ “100 Great Business Leaders” “Great Business Ideas” และ “Two Hundred Great Business Ideas” ตามลำดับ
- อย่างไรก็ตาม หากเป็นไปตามวัตถุประสงค์ในการยื่นของคุณ คุณสามารถยกเว้นและยื่นตัวเลขได้เหมือนกับว่าสะกดออกมาเสมอ
ขั้นตอนที่ 6 จัดการกับอักขระพิเศษใด ๆ
ต้องคำนึงถึงอักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษรหรือตัวเลขใดๆ ที่คุณพบเมื่อสร้างดัชนีและยื่นรายการ จะทำอย่างไรกับอักขระเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับประเภทของอักขระ:
- โดยทั่วไป เครื่องหมายวรรคตอน (เช่น อะพอสทรอฟี จุด และจุลภาค) จะถูกละเว้นเมื่อสร้างดัชนีและแสดงรายการ ตัวอย่างเช่น เรียงไฟล์ “Washington's Best Coffee,” และ “Washington State Fair” ตามลำดับ
- เครื่องหมายกำกับเสียงจะถือเป็นตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกันโดยไม่มีเครื่องหมายกำกับเสียง ตัวอย่างเช่น ไฟล์ "Éclair" เป็น "Eclair" และ "Über" เป็น "Uber" ข้อยกเว้นคือเมื่อคุณยื่นเอกสารตามตัวอักษรของภาษาที่ใช้เครื่องหมายกำกับเสียง ซึ่งในกรณีนี้ คุณควรเรียงตามลำดับตัวอักษรตามปกติของภาษานั้น
ขั้นตอนที่ 7 ใช้กฎทั่วไป “ไม่มีอะไรก่อนบางสิ่งบางอย่าง” เมื่อจำเป็น
โดยทั่วไป ช่องว่าง (รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนและองค์ประกอบอื่นๆ ที่ข้ามไป) จะถูกละเว้นเมื่อเรียงตามตัวอักษร อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่คุณมีรายการที่เริ่มต้นในลักษณะเดียวกัน ให้ใช้ช่องว่างหรือกฎ "ไม่มีสิ่งใดมาก่อน" เพื่อกำหนดลำดับการยื่นคำร้อง
- ตัวอย่างเช่น ไฟล์ “ธนาคารตะวันออกเฉียงเหนือ” “ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ” และ “ธนาคารภาคตะวันออกเฉียงเหนือ” ตามลำดับ
- ในทำนองเดียวกัน "Doe, Jane A." จะถูกฟ้องก่อน "โด เจน เอ. ดร."
ขั้นตอนที่ 8 แยกแยะไฟล์ด้วยข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติม เมื่อจำเป็น
ในกรณีที่หายากกว่า ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรไม่เพียงพอต่อการกำหนดลำดับของไฟล์ ในกรณีเหล่านี้ คุณต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อสร้างดัชนีและสั่งซื้อรายการ ทำเครื่องหมายข้อมูลเพิ่มเติมนี้ในไฟล์ที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยให้คุณแยกความแตกต่าง ตัวอย่างเช่น:
- หากคุณมีสิ่งของสำหรับบุคคลสองคนที่ชื่อ Jane A. Doe คุณสามารถสั่งซื้อได้ตามวันเกิด ไฟล์ “Doe, Jane A. (b. 1853)” จึงมาก่อนไฟล์ “Doe, Jane A. (b. 1967)
- คุณยังสามารถสั่งซื้อรายการตามภูมิศาสตร์เมื่อคุณต้องการสร้างความแตกต่าง หากคุณมีไฟล์สำหรับธนาคารที่แตกต่างกันสามแห่งในสามแห่ง และแต่ละธนาคารเรียกว่า “First United Bank and Trust” คุณสามารถเรียงลำดับตามตัวอักษรในลำดับ “First United Bank and Trust (Georgia)”, “First United Bank and Trust (โอคลาโฮมา)” และ “First United Bank and Trust (South Dakota)”
- ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีสิ่งของสำหรับหมี 2 ตัวหรือหมีประเภทต่าง ๆ คุณจะแยกแยะพวกมันเพิ่มเติมตามสายพันธุ์ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ฯลฯ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีไฟล์เกี่ยวกับ “Bear, Brown” และ “Bear, Grizzly” (ตามลำดับ) หรือไฟล์ใน "Bears (ยุโรป)" และ "Bears (อเมริกาเหนือ)" (ตามลำดับ)
ขั้นตอนที่ 9 เผยแพร่ข้อยกเว้นและกฎพิเศษ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่ใช้ไฟล์ของคุณทราบเกี่ยวกับข้อยกเว้นสำหรับแนวทางมาตรฐานที่รวมอยู่ในระบบการจัดเก็บของคุณ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถใช้ระบบการจัดเก็บได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
